Sytuacja
Fabryka Transformatorów w Żychlinie Sp. z o.o. to firma o 
bogatej, ponad 80 letniej tradycji produkcji transformatorów. Jest znanym i cenionym dostawcą zarówno w Polsce, jak i na Świecie. Oferta firmy obejmuje szeroką gamę produktów, począwszy od zwykłych standardowych transformatorów, aż po wykonania specjalne, łączące w sobie wiele rozwiązań konstrukcyjnych umożliwiających szerokie zastosowanie w przemyśle i energetyce. Wieloletnie doświadczenia w sprzedaży i produkcji transformatorów umożliwia Fabryce Transformatorów w Żychlinie Sp. z o.o. szybkie dostosowanie produktów do potrzeb
rynku.
Potrzeby
Dotychczas stosowane przez firmę rozwiązania informatyczne 
przestały nadążać za jej potrzebami. Do dalszego rozwoju firma potrzebowała systemu, który byłby w stanie sprostać wymaganiom jakie stawia przed nią rynek globalnej gospodarki. „Potrzebowaliśmy systemu, który umożliwi pełną kontrolę danych znajdujących się w firmie. Będzie przechowywał takie informacje jak: kto, kiedy i w jakim celu miał dostęp do określonych plików. Między innymi ze względów bezpieczeństwa”– opowiada Przemysław Pawlak kierownik Biura Technicznego, Badań i Rozwoju Fabryki Transformatorów w Żychlinie Sp. Z o.o.
Oprócz problemów z brakiem kontroli informacji firma borykała się z przerostem dokumentacji. „Zależało nam na uporządkowaniu dokumentacji w firmie. Często zdarzały się sytuacje, że istniały dwa dokumenty o takim samym numerze, a różnej treści. Rozszyfrowanie, który plik był w danym momencie potrzebny generowało niepotrzebne koszty”- tłumaczy Przemysław Pawlak. Doprowadzało to do sytuacji, w której konstruktorzy mniej czasu poświęcali rozwijaniu innowacyjności produktów, a więcej zajmowała im obsługa produkcji, analiza i weryfikacja aktualności dokumentacji. Zdarzały się błędy, a im później były wykrywane tym większe generowały koszta. Kolejnym problemem, który działał negatywnie na proces projektowania była niemożność szybkiego wyszukiwania rysunków w dużej ich bazie: „Szukaliśmy sposobu na usprawnienie wyszukiwania danych z dużej ilości informacji. Istotne było dla nas by spośród tysięcy rysunków móc łatwo i szybko odnaleźć określony rysunek, projekt.”
Podsumowując, Fabryka Transformatorów Sp. z o.o. w Żychlinie miała problemy głównie na trzech polach: bezpieczeństwa danych, obiegu dokumentacji, zarządzania dokumentacją projektową.
Rozwiązanie
Z końcem 2010 roku Fabryka Transformatorów w Żychlinie 
Sp. Z o.o. podjęła decyzję o wdrożeniu systemu do zarządzania dokumentacją techniczną i nadzorowania obiegu informacji. Wybór padł na program PROCAD PDMXpress, który oprócz spełnieniu wszystkich wymogów technicznych, dodatkowo charakteryzował się „rozsądną cenę i czasem realizacji” – jak podkreśla Przemysław Pawlak – „Dodatkowo dużym atutem firmy PROCAD SA było to, że ciągle udoskonalana swoje oprogramowanie i oferuje merytoryczną pomoc techniczną w razie ewentualnych problemów”. System w warunkach produkcyjnych został uruchomiony po około 3 miesięcznym okresie dopasowania do wymogów jakie funkcjonowały w firmie, na bazie wywiadu określającego potrzeby. Proces wdrożenia obejmował szkolenia zarówno dla użytkowników jak i dla administratorów i jak zaznacza Przemysław Pawlak „dzięki temu, że szkolenia zostały przeprowadzone bardzo rzetelnie, pracownicy szybko przyswoili wiedzę z zakresu obsługi programu”.
Efekty
Oprogramowanie PROCAD PDMXpress ułatwiło i przyśpieszyło pracę. Zniknął problem dublowania dokumentów. Projektanci zyskali nowe narzędzie umożliwiające proste i bezpieczne zarządzanie dokumentacją. System zarządza procesem tworzenia i wprowadzania zmian dokumentacji konstrukcyjno-technologicznej, jak również umożliwia bezpieczny dostęp do bazy
informacji technicznych przechowywanych w PROCAD PDMXpress pracownikom działów logistyki, produkcji, marketingu i innym uczestniczącym w procesie zarządzania cyklem życia produktu.
Zdjęcia załączone w powyższym artykule są własnością Fabryki Transformatorów w Żychlinie Sp. z o.o.
