Jak efektywniej zarządzać projektami w biurze?

W dzisiejszych czasach obok wysokiego poziomu przygotowywanego projektu standardem stał się także wysoki poziom obsługi inwestycji . Poza niezbędnym do codziennej pracy oprogramowaniem, Biura Projektowe zaczęły dostrzegać potrzebę usprawnienia pracy wewnątrz jednostki, prowadzące chociażby do oszczędności rzeczywistego czasu pracy.

Przeciętne biuro:

Wykonuje 19 kopii każdego dokumentu
Wydaje 20 USD na wypełnienie każdego dokumentu
Gubi jeden z dwudziestu dokumentów (ogółem 5%)
Wydaje 120 USD na poszukiwania dokumentu zagubionego lub włożonego w niewłaściwe miejsce
Wydaje 250 USD na odtworzenie zagubionego dokumentu

Źródło: Coopers & Lybrand

Poświęca na odnalezienie i dalsze przesłanie dokumentu średnio - 10 minut (pod warunkiem że dokument znajduje się niedaleko pracownika J).
Przeciętny pracownik wykonuje tygodniowo 61 "wycieczek" do faksu, kopiarki lub drukarki.

Źródło: Gartner Group

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i projektami niesie za sobą szereg korzyści dla pracowni projektowej.

Korzyści czasu: Usprawnia przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną (np. dystrybucja korespondencji, plików projektowych, etc.), Usprawnia proces opracowywania i zatwierdzania dokumentów przygotowywanych dla klientów, Automatyzuje wykonywanie niektórych czynności (np. wersjonowanie i archiwizowanie plików projektowych, przydzielanie zadań w oparciu o standardowe szablony, etc.), Ułatwia dostęp do informacji (np. zapewnia błyskawiczny dostęp do pełnej i aktualnej dokumentacji projektowej o każdej porze).
Korzyści w administracji: Porządkuje komunikację wewnątrz biura, Wprowadza dyscyplinę w gromadzeniu, segregowaniu oraz przechowywaniu dokumentów i informacji, Automatyzuje system powiadomień i przypomnień o zdarzeniach w przyszłości lub czynnościach do wykonana, Usprawnia zarządzanie dostępem do firmowej informacji.
Korzyści finansowe: Daje możliwość zwiększenia ilości zleceń i poprawę wydajności pracy pracowni bez konieczności zwiększania ilości etatów, W przypadku dużej ilości zleceń, kłopotach organizacyjnych i pojawiającej się konieczności włączenia kolejnego etatu, zwłaszcza przy jednoczesnej chęci zwiększenia wydajności daje pracodawcy alternatywę...
Korzyści dla managera: Zwiększa przejrzystość biblioteki projektów oraz daje możliwość ich kontroli, Ogranicza ryzyko opóźnienia realizacji zlecenia, Redukuje czas i koszty wykonania projektu, Zwiększa wydajność bez konieczności inwestowania w nowe etaty.

Bazując na 20-to letnim doświadczeniu we współpracy z projektantami firma PROCAD stworzyła system wspierający biura projektowe w sferze administracyjnej i czysto projektowej: PROCAD® docCenter.