Nowe funkcjonalności oprogramowania TeamXpress umożliwiają w zintegrowanej formie zarządzać procesami biznesowymi zachodzącymi w obszarach marketingu, sprzedaży, projektowania i konstrukcji, technologii, serwisu, jak i wielu innych. System pozwala na uzyskanie kompletnego obrazu stanu projektu – począwszy od fazy nawiązania pierwszych kontaktów poprzez kolejne etapy sprzedaży, realizacji, aż po zagadnienia opieki posprzedażnej i serwisu – 360 stopni wokół projektu. TeamXpress zapewnia stały dostęp do wiedzy dotyczącej projektów z zakresu nie tylko dokumentacji projektowej i konstrukcyjnej, ale również od strony prowadzonych kontaktów i wymienianych informacji, planowania i faktycznego przebiegu prowadzonych w nim zadań.
Zarządzanie procesami (projektami/sprawami)
TeamXpress pozwala efektywnie gromadzić i porządkować dokumentację techniczną, oferty, korespondencję, inne informacje powiązane z konkretnym, realizowanym w firmie projektem, w systemie TeamXpress zwanym procesem.
Każde powiadomienie może być skojarzone z jednym bądź wieloma procesami. Każdy proces ma swojego prowadzącego, który jest odpowiedzialny za przebieg procesu. Możliwe jest przeglądanie projektów, rysunków, dokumentów utworzonych lub powiązanych z danym procesem. Możliwe jest również przeglądanie rejestru powiadomień wymienionych w konkretnym procesie.
W zależności od charakteru procesu, system pozwala na jej czasowe oddelegowanie innej osobie w celu wykonania określonych zadań, bądź przekazanie procesu, czyli zmianę prowadzącego.
TeamXpress umożliwia przegląd całej historii procesu, to znaczy zdarzeń takich jak zarejestrowanie procesu, uruchomienie procesu, przekazanie bądź oddelegowanie procesu, zwrot procesu prowadzącemu, zakończenie procesu itp., umożliwia pełną kontrolę nad realizacją zadań.
Istnieje możliwość zmian charakteru procesu - na przykład ze sprawy typu “przetarg” na sprawę typu “realizacja zamówienia”, z czym będą wiązać się określone działania systemu.
Możliwy jest przegląd wszystkich etapów procesu - to znaczy możliwość prześledzenia zmian charakteru procesu i związanych z tym zmian danych, wraz z informacjami kto i kiedy tych zmian dokonał.
Procesy mogą być dzielone na różne kategorie. Dla niektórych kategorii procesów może być wymagane rejestrowanie pewnych specyficznych danych charakterystycznych dla poszczególnych kategorii lub etapów. TeamXpress pozwala na dowolne określanie i rejestrowanie danych wymaganych dla konkretnego typu procesu. Istnieje możliwość zdefiniowania różnorodnych raportów oraz wykresów analizujących te dane.
Zakres funkcjonalny modułu:
- Rejestracja przepływu procesu przez kolejne etapy oraz rejestrowanie na każdym z tych etapów informacji z nim związanych.
- Wiązanie powiadomień związanych z procesem.
- Obieg procesów – rejestracja, uruchamianie, oddelegowywanie,
- Ewidencja powiadomień występujących w procesie.
- Tworzenie relacji pomiędzy procesami z kontrahentami.
- Ewidencja procesów przypisanych do konkretnego kontrahenta.
- Definiowanie kategorii procesu.
- Przypisywanie do kategorii/etapu własnego zestawu atrybutów.
- Przegląd wszystkich etapów procesu z historią zmian.
- Raportowanie na danych rejestrowanych na poszczególnych etapach procesów, możliwość tworzenia własnych raportów.
- Łączenie projektów/dokumentów/rysunków z centralnej bazy danych z procesami.
- Tworzenie relacji pomiędzy procesami.
- Interaktywne zmiany terminów zadań, etapy i kamienie milowe udostępniane bezpośrednio na wykresie Gantta.
- Porównywanie planów procesu.
- Przeglądanie i drukowanie zadań dla wybranych osób.
- Podgląd obciążenia zadaniami wybranych osób.
- Zarządzanie dostępem do procesu. Definiowanie grup osób posiadających dostęp do procesu.
- Powiadomienia o nowych zadaniach, wysyłka powiadomień do osób przypisanych do zadania.
- Przypomnienia o terminach zadań.
- Automatyczne alerty o nowych zadaniach w trakcie pracy w systemie.
- Komentowanie zadań i przekazywanie informacje dotyczących za-dania.
- Udostępnianie kalendarzy projektu oraz globalnego kalendarza wy-darzeń z wszystkich procesów.
- Wizualizacja zadań w kalendarzu.
Mechanizmy powiadomień
TeamXpress zapewnienia zintegrowany system komunikowania się i przekazywania poleceń. TeamXpress umożliwia rejestrowanie powiadomień – informacji wszelkiego typu, niezależnie od tego czy są to listy, faksy, maile, telefony, czy też informacje otrzymane w czasie spotkania.
TeamXpress pozwala na automatyczne generowanie powiadomień związanych z zmianą statusu rysunku/dokumentu/projektu lub wygenerowaniem nowej wersji rysunku/dokumentu.
TeamXpress dostarcza kartotekę klientów – pozwala na sprawne komunikowanie się z osobami, firmami, instytucjami itp. TeamXpress pozwala na wiązanie dokumentacji projektu z określonym klientem.
TeamXpress pozwala na sprawne przekazywanie informacji do poszczególnych osób lub grup pracowników. Struktura organizacyjna firmy ułatwia przekazywanie informacji do poszczególnych osób lub grup pracowników.
Zakres funkcjonalny modułu:
- Centralna baza danych firm / kontrahentów z możliwością definiowania osób kontaktowych.
- Rejestrowanie korespondencji / kontaktów / informacji dowolnego typu:
- maile,
- listy,
- faksy,
- telefony,
- kontakt osobisty.
- Rejestr korespondencji z firmami / kontrahentami.
- Przekazywanie informacji do poszczególnych osób i grup osób. Możliwość przekazywania załączników – rysunki, dokumenty, projekty i segregatory z centralnej bazy dokumentów.
- Analiza przebiegu korespondencji, sprawdzanie co dokładnie stało się z otrzymana korespondencją – kto ją przyjął, przekazał, itp.
- Wsparcie organizacji pracy – listy rzeczy do załatwienia, odłożone na później, itp.
- Delegowanie zadań innym pracownikom.
